Il controllo di gestione nelle federazioni sportive
23 Settembre 2024L’importanza delle federazioni sportive nazionali.
Le federazioni sportive nazionali sono un asset indispensabile per il nostro paese e la conferma di questo sono le tante medaglie alle ultime olimpiadi. Sono state fondamentali infatti per l’accompagnamento degli atleti in un percorso difficilissimo. Ancora più importante è il sistema creatosi che permette, da tante edizioni delle olimpiadi, di vincere medaglie in discipline molto differenti tra loro. All’interno di questo complesso sistema fatto di una governance unica nel nostro paese, si deve calare il controllo di gestione che è un dipartimento fondamentale per ottenere i risultati sperati. Se è vero che il controllo di gestione non allena gli atleti e non organizza tornei e campionati è altrettanto vero che una corretta allocazione delle risorse economiche permette di massimizzare i risultati.
Nella nostra esperienza il controllo di gestione di una federazione ha alcuni elementi tipici del mondo associativo, altri caratteristici dello sport e da ultimo il controllo economico e finanziario.
Tutti è tre i livelli sono fondamentali e nessuno può essere lasciato in disparte come secondario per ottenere un sistema efficace, efficiente e resiliente alla variazione imprevedibile delle risorse disponibili.
La fase previsionale e la gestione del budget.
Prima di tutto, per statuto e stabilito dalle norme, una federazione deve preparare un budget annuale approvato dagli organi dell’ente e trasmesso alle autorità competenti. Questo primo tassello è importante per stabilire le risorse minimali che si avranno a disposizione e i risultati minimi da raggiungere per poter permettere livelli di spesa efficienti sia per l’attività sportiva che il funzionamento. Tale fase previsionale riguarda anche l’attività sportiva e la previsione di quello che sarà il numero di società e associazioni sportive che si affilieranno ad una federazione è direttamente connesso agli atleti. Quindi, il primo elemento distintivo di una federazione efficiente è la capacità di prevedere il livello minimo di risorse per soddisfare le necessità dei vari settori coinvolti nella gestione.
Dopo aver percorso, molto sinteticamente, un processo che coinvolge tutta la struttura federale dobbiamo passare al controllo concomitante che è fondamentale per mantenere l’equilibrio. In tale controllo ci sono dei regolamenti interni e norme imposte a livello nazionale che permettono di mantenere in equilibrio il sistema. Non è infatti mai possibile superare il budget di spesa senza che ci sia una variazione di budget. È chiaramente indispensabile avere un sistema che permetta di gestire con molta attenzione il budget, attivando alert rapidi ed efficaci per evitare il blocco delle operazioni di una federazione. I metodi utilizzati sono molteplici e spesso supportati da sistemi informativi che possono supportare i manager nel controllo. È fondamentale, ad ogni modo, che ci sia il commitment della struttura nell’individuare il metodo più adatto per attivare tutti gli alert necessari.
Da ultimo c’è il controllo a posteriori che non significa solo la chiusura del bilancio e che viene svolto molti mesi dopo la chiusura delle attività e anche molto dopo la approvazione di un nuovo budget annuale. Infatti le chiusure gestionali devono riguardare chiusure periodiche (almeno semestrali come imposto dalle norme) ma soprattutto chiusure che definirei obiettive. Molti eventi si concludono o si avvicinano al risultato massimo già durante l’esercizio, quali ad esempio l’attività sportiva che spesso si conclude in estate o il tesseramento che ha un picco nei primi mesi dell’anno. Alcune federazioni, più lungimiranti e anche fortunate organizzano eventi molto importanti a livello internazionale che permetto di ottenere risultati economici in utile che da spazio ad investimenti sul movimento sportivo. Questi eventi spesso si concludono prima della chiusura dell’anno e danno già un forte apporto ai dipartimenti per programmare la chiusura dell’esercizio. Piccolo inciso, il controllo di gestione degli eventi meriterebbe un capitolo o un libro a sé per l’eterogeneità degli eventi di cui parliamo.
Per ultimo, una parte molto importante è data dal controllo finanziario della federazione che spesso è sottovalutato ma che è fondamentale per prevedere i flussi di cassa futuri e i possibili rischi di difficolta di cassa.
Una visione complessiva
Abbiamo percorso in poche righe un mondo che affrontiamo ogni giorno. Non abbiamo citato la gestione delle società controllate, il coordinamento con gli enti di controllo preposti o la gestione del controllo sui contributi pubblici.
Abbiamo voluto dare il focus su due aspetti centrali che sono l’importanza di costruire un sistema che coinvolga sia il controllo della gestione sportiva, sia della gestione associativa e sia della gestione economico finanziaria e l’importanza di avere un sistema di controllo di gestione che in un flusso continuo permetta di monitorare prima, dopo e soprattutto durante la gestione di una federazione.
David Cioccolo – Partner
Vincenzo Culeddu – Junior Consultant