
Chi di noi non ha mai usato il detto “tra dire e fare c’è di mezzo il mare”? Molti progetti cadono proprio sulla parte dell’execution. Molte idee sono disegnate benissimo ma poi non realizzate nel modo opportuno. La fase di execution di un qualunque progetto è fondamentale anche se spesso non viene considerata con il giusto valore.
In un mondo in cui le innovazioni sono migliaia ogni giorno, le idee vincenti sono quelle che riusciamo a rendere operative nel più breve tempo possibile, con il minor dispendio di risorse e con una forte capacità comunicativa. Abbiamo voluto analizzare alcuni elementi che consideriamo fondamentali nell’esecuzione di qualunque progetto.
Il tempo

La gestione del tempo è così importante che sono stati inventati strumenti software per pianificare e monitorare i tempi di esecuzione di un progetto. Il famoso GANTT è utilizzato da tutte le grandi aziende e da tutte le aziende di consulenza. Una frase che dovremmo cercare sempre di ricordare quando vogliamo correggere un elemento del nostro progetto è che il meglio è nemico del bene. Non significa che dobbiamo essere approssimativi anzi dobbiamo pianificare in modo accurato il tempo necessario per la revisione delle nostre azioni. Quando il prodotto è secondo lo standard che ci siamo prefissati allora non ha bisogno di ulteriori aggiustamenti in questa fase altrimenti stiamo abusando del nostro tempo. È sempre necessario avere delle scadenze che siano anche ristrette e un responsabile per la gestione del tempo che tenga monitorato che siamo all’interno dei tempi stabiliti e che tutte le fasi siano state completate.
Le risorse

Il tempo è sicuramente una risorsa che merita un paragrafo a parte ma dobbiamo ricordare che tutte le risorse sono scarse e dobbiamo limitarne l’utilizzo in modo da rendere più produttivo il progetto stesso. Oltre al tempo, consideriamo sempre i costi e le persone. Un budget di costi è necessario ma anche il team di lavoro e un capo progetto responsabile solo dell’esecuzione sono fondamentali. Il mix tra risorse interne e risorse esterne ad un’azienda per realizzare un progetto può fare la differenza. Utilizzare esperti per le varie materie può far risparmiare tempo e denaro, dedicare le giuste risorse umane al team di lavoro rende l’esecuzione del progetto più efficace limitando il numero di persone necessarie. Sui grandi progetti ci deve sempre essere un controller che monitora gli scostamenti dal budget e ne pianifica gli aggiustamenti necessari. Nei progetti più piccoli è compito del capo progetto tenere sotto controllo il budget e le risorse impiegate.
La comunicazione

Mi è capitato spesso di partecipare a progetti in cui tutti stavano lavorando e portando a termine i loro compiti ma il livello di comunicazione interna era scarso rendendo poco armonioso il lavoro e inevitabilmente facendo perdere delle risorse per strada soprattutto in fase di review e di monitoraggio. Anche la comunicazione esterna è importante durante e alla fine della fase di execution per far mostrare i risultati del lavoro, gli step seguiti e le fasi di monitoraggio implementate. Dobbiamo essere bravi a comunicare le risorse che abbiamo utilizzato e come abbiamo saputo farle rendere al massimo e senza sprechi. Dobbiamo comunicare la nostra gestione del tempo e dobbiamo dimostrare a chi osserva il progetto da fuori che la fase di esecuzione è sempre stata sotto controllo e i risultati ottenuti sono quelli attesi e programmati.